Die Problematik mit Microsoft 365 und dem Datenschutz sind nicht neu.
2018 erregte eine Datenschutzfolgenabschätzung des niederländischen Justizministeriums große Aufmerksamkeit. In dieser wurde die Anwendung von Microsoft 365 durch niederländische Behörden als nicht datenschutzkonform eingestuft. Microsoft wurde schnell aktiv und präsentierte im Laufe des Jahres 2019 eine Microsoft 365 Version, die in einer nachfolgenden Datenschutzfolgenabschätzung als datenschutzkonform eingestuft wurde.
Dieses Jahr ist durch die Covid-19-Pandemie das Thema Videokonferenzen, Home-Office und damit auch die dazugehörigen Anwendungen in den Fokus der deutschen Aufsichtsbehörden gerückt.Im Juli 2020 veröffentlichte die Berliner Datenschutzbeauftragte Hinweise zu Anbietern von Videokonferenz-Diensten und damit auch zu Microsoft Teams. In ihrer Einschätzung kam Sie zu dem Ergebnis, dass die derzeit von Microsoft verwendeten Bestimmungen zur Auftragsverarbeitung nicht datenrechtskonform seien.
Ebenfalls im Juli befasste sich der Arbeitskreis Verwaltung der Datenschutzkonferenz (DSK) mit den Microsoft Online Service Terms (OST) sowie den Datenschutzbestimmungen für Microsoft-Onlinedienste (Data Processing Addendum / DPA). Der Arbeitskreis kam zu dem Ergebnis, dass auf Basis dieser Unterlagen ein datenschutzgerechter Einsatz von Microsoft 365 nicht möglich sei.
Die Meinungen zu dieser Einschätzung gingen allerdings schon in der Datenschutzkonferenz auseinander – 9 zu 8 Stimmen. Daraufhin veröffentlichten 5 Aufsichtsbehörden (inklusive des für Microsoft zuständigen Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht) eine Pressemitteilung zur Einschätzung der DSK. Man sehe, wie auch die DSK, Nachbesserungsbedarf beim Datenschutz bei Microsoft 365, die Bewertung der Arbeitsgruppe sei aber zu undifferenziert. Man begrüße, dass eine neue Arbeitsgruppe vom DSK zu diesem Thema eingesetzt worden sei und hoffe das in Zusammenarbeit mit Microsoft die datenschutzrechtlichen Probleme zeitnah ausgeräumt werden können.
Zusammenfassend bleibt zu sagen, dass leider immer noch keine Entwarnung beim Thema Datenschutz und Microsoft 365 gegeben werden kann. Der Einsatz von Microsoft 365 sollte nach wie vor sorgfältig abgewogen werden. Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben können Sie mich gerne ansprechen.
Quelle:
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/gemeinsame-pressemitteilung-zu-microsoft-office-365/
https://www.datenschutz-bayern.de/presse/20201002_365.pdf
